ระบบฐานข้อมูลคณะพร้อมแล้วให้บริการแก่อาจารย์และบุคลากรคณะ

วันที่ 27 ตุลาคม 2554

 ระบบฐานข้อมูลคณะพร้อมแล้วให้บริการแก่อาจารย์และบุคลากรคณะ

เนื่องจากคณะมส. เป็นคณะค่อนข้างใหญ่ โดยดูจากจำนวนอาจารย์ บุคลากร ซึ่งมีเกือบ 200 คน และจำนวนหลักสูตรเปิดสอนทั้งระดับปริญญาตรี และบัณฑิตศึกษา รวมแล้วยี่สิบกว่าหลักสูตร ดังนั้น การจัดข้อมูลของบุคลากรที่จัดเก็บให้เป็นระบบและสืบค้นหาได้ง่ายเป็นสิ่งที่จำเป็นอย่างมาก สอดคล้องกับระบบการบริหารแบบธรรมาภิบาล (good governance) เพราะระบบฐานข้อมูลบุคลากรไม่เพียงแต่จะเอี้อต่อระบบบริหารจัดการในภาพรวมของคณะและส่วนตัวอาจารย์แต่ละคนแล้ว ยังสามารถเป็นระบบข้อมูลที่สังคมภายนอกมองเข้ามาที่คณะในมุมมองที่เป็นบวกมากขึ้น บุคคลภายนอกสามารถเข้าดู profile ของอาจารย์แต่ละคน ส่งผลดีต่อผู้ปกครองและนักเรียนที่เลือกสถานที่เรียน สาขาวิชาต่าง ๆ ตามความชำนาญของอาจารย์แต่ละท่าน ซึ่งจะสามารถสร้างความมั่นใจให้ทั้งผู้ปกครองและนักเรียน

ดังนั้นผมได้มอบหมายให้ฝ่ายเทคโนโลยีสารสนเทศ โดยนางสาวลักขณา ฉุ้นทิ้ง คิดค้นนวัตกรรมที่จะตอบโจทย์ข้างต้น ขณะนี้ได้ดำเนินการแล้วเสร็จ โดยใช้เวลาพัฒนาเกือบ 3 เดือน และถือว่าเป็น version 1 เท่าที่ผมเข้าไปใช้งาน ถือว่าใช้งานได้ดีมากทีเดียว หมายความว่าบุคลากรแต่ละคนสามารถเพิ่มเติมข้อมูลส่วนตัวของตนเอง เช่น รูปภาพ วุฒิการศึกษาระดับต่าง ๆ ประสบการณ์การทำงาน สาขาเชี่ยวชาญ เป็นต้น นอกจากนี้ ระบบฐานข้อมูลยังมีช่องให้บุคลากรเพิ่มเติมข้อมูลอีก 4 ส่วน คือ 1) ข้อมูลงานวิจัยที่ได้ดำเนินการแล้ว อาจารย์สามารถอัพโหลตผลงานที่ทำไปแล้ว ไม่ว่าจะเป็นบทคัดย่อ หรือเป็นงานวิจัยเต็มทั้งเล่มก็ได้ ทำหน้าที่เสมือนตู้เก็บเอกสารส่วนตัวของอาจารย์ 2) เข้าร่วมประชุม สัมมนา ทุกครั้งที่อาจารย์เข้าร่วมประชุม หรือสัมมนา อาจารย์สามารถบันทึกเป็นประวัติของอาจารย์แต่ละคน เมื่อเวลาผ่านไปแล้ว อาจารย์อยากดูว่า ได้เข้าร่วมประชุมอะไรบ้าง แทนที่จะไปหาแฟ้มเอกสาร ก็มาเปิดดูหน้าเว็ปแทน 3) ข้อมูล/ผลงานบทความวิจัยที่ได้ตีพิมพ์ ในส่วนนี้เป็นบทความที่ได้รับการตีพิมพ์ไปแล้ว  จะเป็นวารสารใดก็ได้ อย่างวารสารมนุษยศาสตร์และสังคมศาสตร์ 4) รายงานผลการเข้าร่วมอบรม สัมมนา โดยใช้งบประมาณพัฒนาบุคลากร (10,000 บาท) คณะมส. ได้จัดสรรงบประมาณให้บุคลากรทุกท่าน ไม่ว่าจะเป็นอาจารย์หรือบุคลากรสายสนับสนุน สามารถขอใช้เงินพัฒนาบุคลากรส่วนนี้ เพื่อพัฒนาความรู้ความสามารถของตนเองตามสายงานที่ตนเองรับผิดขอบ ภายใต้กรอบวงเงิน 10,000 บาทต่อคนต่อปีงบประมาณ และเมื่อเดินทางกลับจากที่ประชุมหรือสัมมนามาแล้ว นอกจากต้องทำรายงานเรื่องการใช้เงินแล้ว ต่อไปนี้ ต้องมีการรายงานผลสรุป ที่เน้นเนื้อหาที่ได้รับจากที่ประชุมหรือสัมมนา ไม่ต่ำกว่า 3 หน้ากระดาษ อาจารย์จะเป็นคนอัพโหลตขึ้นในระบบเอง หรือจะส่งเป็นเอกสารดังกล่าวให้คุณวาสนา แผ้วชนะ ซึ่งคุณวาสนา แผ้วชนะ จะเป็นผู้ที่ทำการอัพโหลตแทนให้ก็ได้

ข้อมูลทั้งหมดเหล่านี้จะถูกเปิดเผยให้ประชาคมรับทราบ ถือว่าเป็นการทำ knowledge management การแลกเปลี่ยนองค์ความรู้ซึ่งกันและกัน คนอื่นสามารถอ่านสรุปงานวิจัย บทความวิจัย บทความวิชาการ ตลอดจนบทสรุปจากการที่เข้าร่วมประชุมได้ ซึ่งเชื่อว่าจะมีประโยชน์แก่บุคลากรของคณะได้ ระบบฐานข้อมูลนี้เจ้าของ profile สามารถปรับแก้ไข หรือยกเลิกได้ตลอดเวลา ผมคิดว่าระบบนี้เป็นระบบที่ดีมากที่บุคลากรแต่ละท่านสามารถ update  ข้อมูลตนเองได้ตลอดเวลา และยังมีประโยชน์ต่อการจัดทำระบบประกันคุณภาพด้วย เพราะทั้งหมดคือ หลักฐานที่ยืนยันถึงการทำงานของทำงานของอาจารย์แต่ละคนได้เป็นอย่างดี ผู้บริหารในระดับต่าง ๆ สามารถเข้าไปดูได้ และเมื่อมีการประเมินคุณภาพ ผู้ประเมินก็สามารถเข้าดูหลักฐานการทำงานได้เช่นกัน

ประเด็นนี้ผมได้นำเข้าที่ประชุมคณะกรรมการคณะเมื่อคราวการะประชุมครั้งที่ 9/2554 วันที่ 15 กันยายน 2554 สรุปจากมติที่ประชุมได้ดังนี้

“1. เห็นชอบให้มีระบบฐานข้อมูลบุคลากรของคณะมนุษยศาสตร์และสังคมศาสตร์ โดยให้แสดงข้อมูลแก่บุคคลทั่วไปที่สามารถสืบค้นได้ เช่น ชื่อ-สกุล ภาพถ่าย ตำแหน่ง สังกัด ประวัติการศึกษา ประวัติการทำงาน ผลงานทางวิชาการ และสาขาที่เชี่ยวชาญ เป็นต้น และให้เพิ่มเติมข้อมูลทางด้านบัณฑิตศึกษา ทั้งนี้ ขอให้ฝ่ายเทคโนโลยีสารสนเทศ พิจารณาข้อมูลที่จัดเก็บไม่ควรซ้ำซ้อนกับระบบ MIS-DSS personnel ของมหาวิทยาลัย

2. ให้ฝ่ายเทคโนโลยีสารสนเทศ มีการแนะนำขั้นตอนและวิธีการเข้าใช้งานระบบฐานข้อมูล ให้แก่ คณาจารย์และบุคลากรสายสนับสนุน

3. ไม่เห็นชอบให้กำหนดการเข้าใช้งานระบบฐานข้อมูล เป็นภาระงานตาม TOR และเชื่อมโยงกับระบบการประเมินผลการปฏิบัติราชการของอาจารย์และบุคลากร แต่อาจจะกำหนดให้เป็นภาระงานของฝ่ายเทคโนโลยีสารสนเทศที่ต้องกำกับดูแลให้บุคลากรของคณะเข้าใช้งานระบบฐานข้อมูล อย่างทั่วถึง และครบถ้วน”

จึงขอวิงวอนให้อาจารย์และบุคลากรภายในคณะมส. ทุกท่านเข้าใช้ระบบฐานข้อมูลบุคลากรของคณะด้วย ซึ่งฝ่ายเทคโนโลยีสารสนเทศจะได้นำผลการใช้เพื่อพัฒนาต่อไป หากพบประเด็นปัญหา หรือได้ข้อเสนอแนะเพิ่มเติม จะได้พัฒนา version 2 ต่อไป แต่ถ้า version 1 ไม่มีใครเข้าใช้ ผู้พัฒนาระบบจะไม่ทราบว่ามีปัญหาหรืออุปสรรคอะไรบ้าง

 

ดีน พีเอสยู

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s